: Klaus Götzer, Patrick Maué, Ulrich Emmert
: Dokumenten-Management Informationen im Unternehmen effizient nutzen
: dpunkt
: 9783969109496
: 6
: CHF 54.50
:
: Anwendungs-Software
: German
: 432
: Wasserzeichen
: PC/MAC/eReader/Tablet
: ePUB

Das umfassende Kompendium zum Dokumenten-Management
  • Vollständi e Darstellung des Themas Dokumenten-Management
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  • Organisation, Technik und Recht (Deutschland/Schweiz)
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  • Anforderungen, Einführung und Migration
p> Dieses Kompendium behandelt alle wesentlichen Fragen des Dokumenten-Managements ganzheitlich und umfassend. Dabei werden Fragen der Projektplanung und der Einführung von Dokumenten-Management-Lösunge ebenso behandelt wie organisatorische, wirtschaftliche und technische Aspekte. Außerdem werden die rechtlichen Rahmenbedingungen für Deutschland und für die Schweiz ausführlich dargestellt.
Die Beschreibung von Funktion, Anwendung und Nutzen von Dokumenten-Management-Systeme (DMS) bildet auch in der vorliegenden Auflage einen Schwerpunkt. Sie werden sowohl mit dem für eine erfolgreiche Lösungsimplementierung erforderlichen Wissen ausgestattet, als auch in die Lage versetzt, die Funktionsweise von DMS zu verstehen und Systemalternativen zu beurteilen. Durch mehrere Anwenderberichte werden unterschiedliche Projektschwerpunkte und -ansätze veranschaulicht.
Um den aktuellen Entwicklungen und Schwerpunkten besser gerecht zu werden, wurde das Buch vollständig neu strukturiert und umfassend überarbeitet. In der sechsten Auflage dieses Standardwerks werden aktuelle IT-Trends mit Relevanz für die Dokumentenverwaltung detailliert beschrieben. Neben den etablierten Cloud-Technologien werden auch neue Ansätze aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz oder Blockchains diskutiert und bewertet. Das Rechtskapitel wurde aufgrund der Änderungen im Bereich des Datenschutz-, IT- und Steuerrechts (z. B. durch die DSGVO und eIDAS-VO der EU, der GoBD 2.0 in Deutschland, die Abschaffung der EIDI-V und das in 2023 erwartete Inkrafttreten des neuen Datenschutzrechts der Schweiz) vollständig überarbeitet und ausgebaut. Neu eingeführt wurde ein eigenes Kapitel zu dem Thema Anforderungsanalyse. Die vorgestellten Anwendungsfälle wurden aktualisiert. Nicht zuletzt flossen die Anregungen der Leser:innen in die Überarbeitung ein.



Klaus Götzer studierte Betriebswirtschaftslehre an der Universität München. Anschließend war er für mehrere Jahre in einem Unternehmen der Luft- und Raumfahrtindustrie in einer Organisationsabteilung als Organisator, Projektleiter und stellvertretender Hauptabteilungsleiter tätig. An der Universität des Saarlandes (Prof. Scheer) promovierte er mit dem Thema »Optimale Wirtschaftlichkeit und Durchlaufzeit im Büro«. Anschließend war er in einer Unternehmensberatung für den Bereich »Prozessoptimierung« zuständig und leitete eine Geschäftsstelle. Seit 1993 ist er selbstständig und führt IT- und Organisationsprojekte vor allem im Öffentlichen Dienst, in Industrie- und Versicherungsunternehmen durch. Hierbei beschäftigt er sich vor allem mit den Themen Geschäftsprozessmanagement, Workflow und Dokumenten-Management. &# 3; Dr. Patrick Maué hat für Studium und Promotion an der WWU Münster den Schwerpunkt Geoinformatik für sich entdeckt. In seinen Forschungsarbeiten und wissenschaftlichen Veröffentlichungen hat er sich mit der Semantik von Geodaten auseinandergesetzt. In den darauffolgenden Jahren hat er im Namen verschiedener Unternehmen Digitalisierungsprojekte im deutschen Behördenumfeld technisch und fachlich unterstützt und als Software Architekt die Umsetzung vieler Anwendungen begleitet. In den meisten Projekten stand dabei die Einführung oder Modernisierung von DMS Lösungen im Mittelpunkt. Als begeisterter Programmierer hat er aber stets die Nähe zur praktischen Umsetzung gesucht und arbeitet aktiv in Open Source Projekten mit. Heute leitet er ein Team von Software Entwicklern, die Produkte im DMS-Umfeld mit Fokus auf Sprachverständnis mit Hilfe maschinellen Lernens entwickeln. Ulrich Emmert ist seit 1996 Rechtsanwalt mit Schwerpunkt IT- und Datenschutzrecht, stellvertretender Vorstandsvorsitzender des ECM-Branchenverbandes VOI e. V., Geschäftsführer der esb data GmbH, die externe Datenschutzmandate übernimmt und Vorstand der Reviscan AG, die Signatursoftware und Datenbanksoftware herstellt und vertreibt. Daneben ist er im Aufsichtsrat von mehreren IT-Unternehmen vertreten.

1Einführung


In diesem Kapitel werden zentrale Begriffe und Konzepte erläutert, die für das weitere Verständnis von zentraler Bedeutung sind. Am Schluss wird noch auf die Struktur des Buches eingegangen.

1.1Relevanz von Dokumenten-Management


Die aufzubewahrenden und verfügbar zu haltenden Dokumentenmengen haben heute Größenordnungen erreicht, die von einzelnen Personen und mit konventionellen Hilfsmitteln nicht mehr effizient zu handhaben sind. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen:

Der Umfang einer durchschnittlichen Dokumentation für ein konventionelles Kraftwerk beträgt heute ca. 500.000 Dokumente, das entspricht einer Strecke von 500 Metern aneinandergereihter Ordner. Betrachten wir die Situation eines Energieversorgers ohne Erzeugungsanlagen, der eine Großstadt mit ca. 500.000 Einwohnern versorgt, so können wir von einem Volumen in Höhe von ca. 3 Millionen Dokumenten ausgehen, das sich jährlich um durchschnittlich 250.000 Dokumente erhöht.

Die Menge an täglich eingehenden und ausgehenden Informationen nimmt kontinuierlich zu. Informationen sind Unternehmenswerte, und immer öfter entscheidet die intelligente Nutzung von Informationen über den geschäftlichen Erfolg. In allen Bereichen der Wirtschaft und Verwaltung nehmen die Anforderungen an Dokumentationen, Nachweispflichten, Informationspflichten etc. stark zu. Darüber hinaus dienen vorgehaltene Informationen als Nachweis gegenüber Vertragspartnern oder Behörden. Dadurch werden Risiken gemindert, die sich aus dem Handeln der Unternehmen ergeben können. Es ergibt sich damit die Forderung, dass die relevanten Informationen während des Vorhaltezeitraums sicher und formgerecht aufzubewahren sind sowie bedarfsgerecht verfügbar sein müssen.

Im Vorfeld der Erarbeitung einer Dokumentenverwaltungs- und/oder Archivierungslösung stellt sich daher auf der einen Seite die Frage nach den Maßnahmen, die ergriffen werden müssen, um die Forderung nach effizienten Lösungen zu erfüllen; auf der anderen Seite stellt sich die Frage nach den konkreten Potenzialen, die durch die jeweiligen Maßnahmen erschlossen werden können.

1.2Begriffe zum Dokumenten-Management


Der BegriffDokument erscheint auf den ersten Blick so einfach und ist doch sehr komplex. Ein Dokument soll etwas »dokumentieren«, also einen Nachweis erbringen, ein Ereignis, einen Sachverhalt oder einen Vorgang festhalten. Es bietet oft auch eine partnerschaftliche Absicherung, z. B. mithilfe eines Vertrags. Dokumente gibt es in den unterschiedlichsten Varianten, beispielsweise als ein Angebot, ein Zeitschriftenartikel, ein Besprechungsprotokoll, ein Brief, eine Rechnung, eine Gebrauchsanweisung usw. Ein Dokument kann aber auch ein Film oder eine Tonreportage oder sogar eine Tontafel sein. Dokumente können unterschiedlichste Inhalte und Bedeutung haben. Dokumente können für nur wenige Tage oder Stunden relevant sein oder auch für Jahrzehnte. Die Inhalte von Dokumenten können trivial oder hochkomplex sein. Entsprechend vielfältig und komplex können auch die Organisation und die Systeme zur Administration von Dokumenten sein.

1.2.1Der Begriff des »Dokuments«

»Ein Dokument ist eine festgelegte und strukturierte Menge von Informationen, die als Einheit verwaltet und zwischen Anwendern und Systemen ausgetauscht werden kann.« (Definition nachISO 8613-1)

Im klassischen Sinne versteht man unter einem Dokument eine Urkunde, eine amtliche Bescheinigung bzw. ein Schriftstück, das als Beweis dient. Doch muss heute der Begriff des Dokuments deutlich weiter gefasst werden:

  • Ein Dokument fasst inhaltlich zusammengehörende Informationen strukturiert zusammen, die nicht ohne erheblichen Bedeutungsverlust weiter unterteilt werden können.
  • Die Gesamtheit der Information ist für einen gewissen Zeitraum zu erhalten.
  • Dokumente dienen oft dem Nachweis von Tatsachen.
  • Ein Dokument ist als Einheit ablegbar (speicherbar) und/oder versendbar und/oder wahrnehmbar (sehen, hören, fühlen).
  • Dokumente treten oft in einer materiellen Form auf (zumindest in einem gewissen Zeitabschnitt ihres »Lebens«) und/oder können in eine materielle Form transformiert werden.
  • Das Dokument ist eigentlich der Träger, der die Informationen speichert, egal ob das Dokument ein Stück Papier, eine Datei auf einem Rechner, ein Videoband oder eine Tontafel etc. ist. Dies bedeutet auch, dass es keine Bindung an Papier oder an ein geschriebenes Wort gibt.

Der Begriff des Dokuments ist im Verständnis der Allgemeinheit immer noch sehr stark an ein körperliches Medium, z. B. Papier, gebunden. Von dieser gegenständlichen Vorstellung muss man aber heute abstrahieren.

Als Dokumente werden einerseits Dokumente bezeichnet, die als körperliches Dokument (z. B. Papier) vorliegen, ursprünglich als körperliches Dokument vorlagen oder für die Publizierung auf einem kö