Effiziente Meetings im Überblick: Richtig Vorbereiten Kommunizieren Argumentieren [20 Checklisten& 10 Tipps]
// VonSimone Janson

Meetings bieten die optimale Möglichkeit, vor anderen zu glänzen und damit die eigenen Karrierechancen erheblich zu verbessern. Leider wird diese Gelegenheit oft verschenkt. Mit einer guten Vorbereitung, gekonnten Argumente und einer Portion Schlagfertigkeit überzeugen Sie Kollegen und Vorgesetzte von Ihren Kompetenzen.

Meetings optimal argumentativ vorbereiten

Jeden Donnerstagnachmittag um 15 Uhr hat Herr P. Teamleitersprechung. Das Ziel: Die Teamleiter sollen sich austauschen und einen Eindruck von der Arbeit der anderen Abteilungen bekommen. Das sieht dann so aus, dass jeder irgendetwas, was ihm gerade einfällt, einwirft und ein paar Teilnehmer etwas dazu sagen.

Irgendwann – das Ende ist meist offen, daher weiß keiner so genau wann – beendet der Moderator das Meeting. Herr P. ist froh, wieder an seinen Schreibtisch zu kommen, denn er empfindet diese Besprechungen als reine Zeitverschwendung. Dabei könnt er sie effektiv für seine Karriere nutzen: Er müsste sich nur optimal vorbereiten, damit er seine Arbeit auch überzeugend präsentieren kann. Das ist eben ein typisches Meeting: Unklarer Anlass, unmotivierte Teilnehmer.

So informieren Sie sich über das Meeting

Bringen Sie optimal vorbereitet das Meeting voran – auch als Teilnehmer. Denn auch als einfacher Teilnehmer können Sie das Meeting durch Nachfragen oder konstruktive Vorschläge weiterbringen, ohne dem Moderator auf die Füße zu treten. Wenn das Meeting keinen Moderator hat: Bieten Sie selbst an, die Moderation zu übernehmen.

Für eine gezielte Vorbereitung brauchen Sie alle wichtigen Informationen. Fragen Sie gezielt danach, wenn diese nicht schon auf der Einladung stehen. Gerade bei Vorgesetzen macht Interesse einen positiven Eindruck. Wenn Sie selbst einladen, müssen Sie natürlich die anderen informieren. Listen Sie alle Informationen genauestens auf. Der Überblick hilft Ihnen, Ideen für Ihre Argumentation zu sammeln.

Checkliste: Was verrät die Einladung über das Meeting?

Die Einladung, die Sie zum Meeting erhalten haben, verrät schon Vieles, das Sie wissen müssen.

• Was ist das Thema des Meetings, um was geht es? Wie genau sieht die Tagesordnung aus? Wie viel Zeit steht jedem Teilnehmer zur Präsentation eigener Ideen zu Verfügung?
• Was ist das Ziel des Meetings, was soll dabei herauskommen? Werden Ideen, Ergebnisse oder ähnliches nur präsentiert oder sollen Entscheidungen gefällt und Lösungen gesucht werden?
• Gibt es einen Moderator? Wer moderiert das Meeting?
• Wie viele Personen nehmen teil? Wer nimmt teil? Kennen sich die Teilnehmer untereinander? Welche Vorkenntnisse haben die Teilnehmer? Ist das Wissen heterogen oder homogen?
• Ist die Teilnahme freiwillig oder verpflichtend? Ist der Termin passend – für Sie selbst und andere Teilnehmer?
• Wann genau beginnt das Meeting? Wann endet es? Wie viele Pausen sollen stattfinden? (Wichtig: ein fester Zeitrahmen)
• Wo findet die Besprechung statt? Wie ist der Raum ausgestattet (Licht, Temperatur, Tische, Bestuhlung, Verpflegung usw.) Wie sieht die technische Ausstattung des Raumes aus (Flipchart, Beamer, Projektor usw.)

Setzen Sie sich konkrete Ziele

Denken Sie nicht nur an Ihre persönlichen Ziele: Ein Meeting bedeutet immer auch, dass Sie gemeinsam mit anderen agieren und Lösungen finden. Versuchen möglichst, persönliche und gemeinsame Ziele in Einklang zu bringen. Herr P. etwa definiert als gemeinsames Ziel für die nächste Teamleiterbesprechung, dass das Unternehmen sparen und jeder dabei mithelfen muss. Sein persönliches Ziel: Sein Team soll so wenig wie möglich unter den Einsparungen leiden.

Ziele sollten Sie konkret definieren. Wenn Sie Ihre Ziele schriftlich, positiv und so konkret wie möglich festhalten, haben Sie gleich einen optimalen Aufhänger für Ihre Argumentation. Falsch: “Ich möchte, dass mein Team wenig einsparen muss.” Richtig: “Ich will erreichen, dass mein Team nur in maximal zwei Bereichen einsparen muss.”

Checkliste: Gekonntes Argumentieren in Meetings

Behalten Sie Ihr Ziel stets im Auge. Mit den folgenden Tipps machen Sie sich die Ziele des Meetings klar. Wenn Sie wissen, was Sie wollen, fällt Ihnen die passende Argumentation viel leichter ein, weil Sie Ihren Standpunkt genau definiert haben.

Beschäftigen Sie sich zunächst mit den gemeinsamen Zielen. Schreiben Sie diese so konkret wie möglich auf:

• Wie sehen die Standpunkte der verschiedenen Teilnehmer aus? Welche Wünsche und Bedürfnisse haben sie? Welche Ziele und Interessen stehen dahinter?
• Von welchem Ergebnis haben alle oder doch die Meisten den größtmöglichen Nutzen? Wie könnte ein Ergebnis aussehen, mit dem alle zufrieden sind?

Dann machen Sie sich Ihre eigenen Ziele klar. Formulieren Sie auch hier wieder ganz genau. Die Übersicht ist natürlich nur für Sie und geht niemanden etwas an.

• Was möchten Sie? Wie sehen Ihre Wünsche und Bedürfnisse aus? Wovon würden Sie selbst profitieren?
• Über welches Ergebnis würden Sie sich am ehesten freuen? Oder: Was möchten Sie nicht? Worüber würden Sie sich ärgern?

Wenn Ihre persönlichen Interessen im Widerspruch zu den gemeinsamen Interessen aller stehen, fragen Sie sich: Worin liegt für Sie ein annehmbarer Kompromiss? Und welches Ergebnis könnten Sie auf gar keinen Fall akzeptieren? Setzen Sie für sich ganz klar Ihre Grenzen.

Bereiten Sie sich auch in kurzer Zeit inhaltlich vor

Zeit sparen Sie, indem Sie Fakten zielgerichtet recherchieren. Nicht jedes Meeting behandelt auch Ihr Fachgebiet, auf dem Sie dann glänzen können. Machen Sie sich dennoch mit den Fakten vertraut, damit Sie etwas Vernünftiges zum Thema beitragen können. Sparen Sie kostbare Zeit, indem Sie die Masse an Informationen von vorneherein durch eine gezielte Fragestellung eingrenzen – so eng wie möglich. Nur auf präzise Fragen bekommen Sie auch genaue Antworten.

Legen Sie eine Tabelle an. Formulieren Sie in der ersten Spalte konkrete Frage, in der zweiten Spalte bewerten Sie, wie wichtig diese Frage ist. Mit diesen Informationen fangen Sie an, nur wenn Sie später noch Zeit haben, nehmen Sie sich auch die anderen vor. In Spalte drei schreiben Sie schließlich, wo Sie die Informati