Aufwand-Analyse und Stress-Bekämpfung: Wie Sie Ihren Tagesablauf verbessern
// VonSimone Janson

Vielleicht gehören Sie auch zu den flexiblen Leuten, die gerne alles spontan aus dem Ärmel schütteln. Dann finden Sie es möglicherweise überflüssig zu planen, denn “es kommt ja eh immer alles anders, als man denkt!”. Dennoch hilft eine Aufwand-Analyse Ihnen, Stress zu bekämpfen und Ihren Tagesablauf zu verbessern.

Sie sind lieber spontan

Sie wollen sich lieber spontan auf neue Gegebenheiten einstellen, statt sich an einen festen Plan zu halten, den Sie ohnehin ständig umschmeißen müssten. Und außerdem haben Sie jeden Tag so viel zu, dass Ihnen Planung wie die reinste Zeitverschwendung vorkommt. Wenn sie dann trotzdem den Überblick behalten und allen Anforderungen gerecht werden: herzlichen Glückwunsch. Generell aber gilt: Je höher die Anforderungen werden, desto eher müssen Sie auf eine gute Organisation als wichtiges Hilfsmittel zurückgreifen. Und desto besser sollte Ihre Planung sein, damit Sie sich im Bedarfsfall auch darauf verlassen können.

Vielleicht können Sie sich Ihre Termine auch im Kopf merken. Wenn Sie aber immer mehr Termine haben und auch immer langfristiger planen müssen, wird das bald nicht mehr gehen: Dann brauchen Sie eine gut strukturierte und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Terminplanung.

Planung – Theorie vs. Praxis

Vielleicht haben Sie aber auch schon einmal versucht, Ihre Arbeitsabläufe genau zu planen und sind daran kläglich gescheitert, weil Sie die Planung aus der Theorie einfach nicht in die Praxis umsetzen konnten (warum das so gewesen sein könnte, erfahren Sie in einem späteren Kapitel). Nun wollen Sie von Planung nichts mehr wissen und Sätze wie “Das funktioniert vielleicht bei anderen, aber bei mir nicht!” oder “Dafür bin ich einfach nicht konsequent genug” schießen Ihnen durch den Kopf. Doch Sie sollten nicht aufgeben, sondern es wieder versuchen – Rom ist schließlich auch nicht an einem Tag erbaut worden. Eine optimale Arbeitsorganisation ist eine wichtige Grundvoraussetzung für den beruflichen Erfolg. Wenn Sie sich darauf verlassen, dass Ihnen im Ernstfall schon spontan das richtige einfallen wird, kann das schiefgehen. Außerdem reagieren Sie dann meist nur passiv auf die Ereignisse. Wenn Sie hingegen vernünftig planen und Ihre Ziele dabei im Auge behalten, können Sie diese auch aktiv umsetzen.

Selbstmanagement bedeutet nicht, stur einen Plan zu entwerfen und diesen 1zu1 in die Praxis umzusetzen, denn manchmal müssen Sie Ihre Organisation auch einfach über Bord werfen und flexibel reagieren. Aber ein guter Plan hindert Sie nicht daran, auch mal spontan zu sein – wenn aber Schwierigkeiten auftreten, haben Sie nur einfach mehr Möglichkeiten.

Ihre Zeit analysieren

Sie wollen endlich tun können, was Sie wollen, selbstbestimmt und ohne Vorgaben – und nun sollen Sie sich schon wieder nach einem Zeitplan richten? Bevor Sie jetzt entrüstet das Buch weglegen, sollten Sie bedenken, dass es da einige Unterschiede gibt: Wenn Sie bisher als Arbeitnehmer gearbeitet haben, war Ihr Tagesplan zumindest grob von Ihrem Chef vorher bestimmt und Sie hatten wenig Möglichkeiten, die Arbeitszeiten zu hinterfragen. Als Selbständiger können Sie hingegen selbst bestimmen, wann Sie arbeiten wollen und wann nicht.

Weitestgehend zumindest, denn wenn Sie einen eigenen Laden betreiben, müssen Sie sich nach dem Ladenschlussgesetz richten und öffnen, wenn Ihre Kunden bei Ihnen einkaufen wollen, wenn Sie an der Volkshochschule unterrichten, müssen Sie sich an die Unterrichtszeiten halten und auch wenn Sie freiberuflich von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie zumindest gelegentlich zu normalen Bürozeiten für Ihre Auftraggeber erreichbar sein. Dennoch bietet die berufliche Selbständigkeit optimale Möglichkeiten zur freien Zeiteinteilung wie sonst keine Berufstätigkeit. Viele Selbständigen schätzen gerade ihre freie Zeiteinteilung schätzen. Die aber birgt auch mögliche Gefahren:

Zu viel Arbeit

Lassen Sie uns einmal beim Beispiel berufliche Selbständigkeit bleiben, denn es zeigt sehr gut, wie sehr Menschen selbst verantwortlich sind für Über- oder Unterforderung, Stress und fehlende Effizienz: Gerade am Anfang der Selbständigkeit, wenn ein Gründer stark motiviert ist, das eigene Unternehmen aufzubauen, aber auch wenn Kunden ausbleiben und Existenzängste kommen, neigen viele Selbständige dazu, übermäßig zu arbeiten. Besonders dann, wenn sie vom Charakter her eher der nervöse Typ sind.

Tatsächlich arbeiten viele Gründer Nächte und Wochenenden durch, vernachlässigen private Kontakte, das Sportprogramm und eine ausgewogene Ernährung und verschieben den Urlaub immer wieder. Tatsächlich kursieren Checklisten “Sind Sie ein Unternehmertyp”, in denen sich u.a. auch die Frage findet: “Sind Sie bereit, in den ersten drei Jahren auf Sport und Urlaub zu verzichten?”.

Tatsache ist: Man kann, ja muss diese Frage getrost verneinen und trotzdem ein erfolgreicher Unternehmer werden: Zu einem erfolgreichen Privatleben gehört auch, dass Menschen im Allgemeinen auf Ihre Gesundheit achten und einen Ausgleich zu Ihrer fordernden Tätigkeit haben – sonst sind Sie nicht nur ständig gestresst, sondern verderben sich auf Dauer auch die Freude an der Arbeit.

Zu wenig Arbeit

Andere Mensch, vor allem auch phlegmatische Naturen, haben aber vielleicht eher das umgekehrte Problem: Sie tun zu wenig, weil Sie durch die freie Zeiteinteilung verführt sind, sich stärker Ihrem Privatleben zu widmen.

Andere verdrängen gerne, wenn es mal nicht so läuft, indem Sie sich mit den schönen Dingen des Lebens ablenken, statt zum Beispiel der fehlenden Kundennachfrage mit Akquise-Maßnahmen zu begegnen und so das Problem zu lösen. Denn in jedem Fall wirkt sich Ihr persönlicher Einsatz in der Regel direkt auf Ihr Einkommen aus.

Zu viel und zu wenig Arbeit gleichzeitig

Auch das kann passieren, denn nicht zu allen Tätigkeiten sind Sie gl