Kommunikation im Büro: 3 X 7 Tipps gegen Rhetorik-Defizite
// Von Simone Janson

Kommunikationsgeschick spielt in den meisten qualifizierten Jobs heute eine Schlüsselrolle. Dennoch gibt es im Berufsalltag bei vielen Menschen erschreckende Kommunikationsdefizite. 21 Tipps, was Sie dagegen tun können.

7 Tipps für die richtige eMail-Kommunikation

eMails sind ja mein bevorzugtes Kommunikationsmittel – schnell, stressfrei, gegebenenfalls Zeitversetzt. Das obige Video zeigt dabei nicht nur, wie eMail-Kommunikation schnell ineffizient werden kann, es weist auch auf ein grundlegendes Kommunikationsproblem hin: Viele von uns werden täglich mit einer Flut unnützer eMails überschwemmt müssen viel zu viel Zeit damit verplempern, Nützliches vom Lässlichen zu scheiden.

Denn eMails sind heute das Kommunikationsmittel Nummer eins, das zu fast jeder Gelegenheit verwendet wird – vor allem im Beruf. Doch nicht immer sind eMails auch das beste Mittel, manchmal sind sie sogar völlig unangebracht. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen.

1. eMails sind nicht immer von Vorteil: Gerade im Beruf kommunizieren die meisten Menschen fast nur noch per eMail. Denn meist geht es schneller, ein paar Zeilen herauszuhauen, als zum Telefonhörer zu greifen oder gar einen Brief auf den Weg zu bringen. Eine eMail spart also Zeit und Geld, kein Wunder, dass sie so beliebt sind. Doch nicht immer sind eMails von Vorteil: Sie können zum Beispiel nicht Mimik, Gestik oder Stimme des Gesprächspartners ersetzen. Daher fehlen die feinen Zwischentöne im Gespräch und der reine, ungefilterte Inhalt führt schnell zu Missverständnissen und zu schlimmen Streitereien. Ein Brief hingegen hat den Vorteil, dass man sich das Geschriebene noch einmal ausführlich durch den Kopf gehen lässt, bis man den Brief in den Kasten steckt.
2. Wann sind eMails unangebracht? Abgesehen vom Inhalt gibt es auch eine Reihe von Situationen, in denen eMails eher unangebracht sind: So sind zwar Glück- und Weihnachtswünsche per eMail weit verbreitet, doch weist der Deutsch-Knigge von Duden daraufhin, dass es vom jeweiligen Anlass, vom persönlichen Stil und vom Verhältnis zwischen Absender und Empfänger abhängt, ob man die guten Wünsche tatsächlich per Mail oder doch lieber in anderer Form übermitteln sollte:
3. Je nach Anlass: Je wichtiger der Anlass, desto eher ist ein Brief eine Karte angebracht. Wenn der Umgang zwischen Absender oder Empfänger jedoch normalerweise recht zwanglos ist, ist auch eine eMail möglich.
4. Privates und Wichtiges gehören nicht in eine eMail: Auch private Inhalte sollte man besser nicht per eMail austauschen: Zwar gilt hier rein rechtlich wie bei Briefen oder Telefongesprächen das Post- bzw. Fernmeldegeheimnis.
5. Vorsicht Lauscher: Allerdings macht es die moderne Technik möglich, dass die eMails jederzeit von unbefugten mitgelesen werden können, während sie versendet werden oder im Posteingang liegen. Falls man also unbedingt private Inhalte per eMail versenden muss, sollte man diese zumindest verschlüsseln.
6. Machen eMails produktiv? Die US-amerikanische Studie „Information Technology Use and Productivity at the Individual Level“ kam vor einigen Jahren gar zu dem Ergebnis: Moderne Internetkommunikation macht produktiver – wenn man sie richtig nutzt. Und das wiederum hängt von vom Netzwerk ab. Laut der Studie sind nicht die Angestellten mit den regsten eMail-Kontaken, dem größten sozialen Netzwerk außerhalb der Firma oder dem höchsten Zeitaufwand für eMails sind besonders produktiv; vielmehr ist entscheidend, wie groß das eMail-Netzwerk innerhalb der Firma ist.
7. eMail mit Maß und Ziel nutzen: Die moderne eMail-Kommunikation unterstützt nicht etwa die Kommunikation nach draußen, sondern fördert, richtig eingesetzt, den Austausch innerhalb der Firma. Zumindest wenn die eMails maßvoll eingesetzt und nicht zu viel Zeit darauf verwendet wird, sind eMails also richtige Produktivitätsbringer.

7 Tipps für die Kommunikation mit Chefs und Kollegen

Rhetoriker punkten beim Chef – wie Umfragen unter Führungskräften zeigen: Offenbar haben Bewerber und Angestellte bei Ihrem Chef bessere Karten, wenn Sie gut sprechen und schreiben können. Wer im Job gut kommunizieren kann, ist klar im Vorteil. Allerdings muss man hier auch nach Branchen differenzieren:

In der Kommnunkiationsbranche sind Kommunikations-Skills sicher noch einmal ganz anders gefragt als z.B. bei Ingenieuren. Dennoch gilt: Spätestens wer Führungsaufgaben übernehmen will, sollte sich mit seinen kommunikativen Fähigkeiten auseinandersetzen. Und er sollte wissen, wie man mit verbalen Angriffen auskommt.

1. Sich verbal besser verkaufen: Extrovertierte Typen haben es auf den ersten Blick einfacher als Introvertierte. Dennoch können auch sie lernen, sich verbal besser zu verkaufen und durchzusetzen. Und sicherlich hängt ihr Erfolg auch davon ab, ob das jeweilige Umfeld eher kommunikativ – oder eben nicht und wie die entsprechenden Erwartungen sind.
2. Dialogbereit sein: Wer weiterkommen will, sollte stets dialogbereit sein, das bedeutet auch, sich offen für Kritik und Verbesserungsvorschläge sein und bei Konflikten stets eine sachliche bzw. vermittelnde Rolle einnehmen. Nicht immer ist diese Haltung jedoch zielführend – nämlich dann nicht, wenn es sich um verbale Attacken handelt.
3. Verbalattacken parieren: Ein wichtiger Punkt, um im Berufsalltag seine Meinung durchzusetzen, ist es, verbale Attacken gekonnt zu parieren und zu verstehen, dass es sich um solche handelt. „Das ist ja immer das selbe mit Ihnen: Was sagen, von dem Sie keine Ahnung haben. Überlassen Sie das Reden und denken mal den Profi!“ Wer kennt das nicht, solche plötzlichen und unerwarteten Verbalattacken. Und dann steht man sprachlos-verdattert da und denk