Was muss ein Protokollführer wissen und können?

Wer eine klassische Sekretärinnenausbildung gemacht hat, hat auch das Protokollieren gelernt, wobei dabei oft die Formerfordernisse und die Stenografiekenntnisse im Vordergrund standen. Viele Sekretärinnen und Assistentinnen sind aber Quereinsteigerinnen aus anderen Berufen und sehr oft protokolliert heute gar nicht mehr die Assistentin, sondern einer der Sitzungsteilnehmer – unabhängig davon, ob er eine kaufmännische oder technische Ausbildung hat.

Bei Routinebesprechungen auf Abteilungsebene wird fast immer jemand aus dem Kollegenkreis damit beauftragt, nebenher das Protokoll zu führen. Bei Besprechungen auf hohen Hierarchieebenen ist dagegen immer noch die Bestellung eines hauptamtlichen Protokollanten üblich, der nicht als Teilnehmer involviert ist, sondern sich allein auf die Protokollführung konzentriert.

Wissen

Was muss man für die souveräne Protokollführung wissen?

• Methodenwissen: Als Protokollant oder Protokollantin sollten Sie über die Vor- und Nachteile der jeweiligen Protokollarten Bescheid wissen und danach auswählen können, welche Art am besten zum Anlass passt (falls das nicht vom „Auftraggeber“ vorgegeben wird).
• Hintergrundwissen: Sie sollten sich im Vorfeld über die Teilnehmergruppe und den Grund der Zusammenkunft sowie über die Tagesordnungspunkte informieren. Auch Ihren Auftrag sollten Sie genau klären: Worum geht es in diesem Meeting? Welchem Zweck soll das Protokoll dienen? Was erwartet der Auftraggeber, was ist ihm wichtig? Wo ist besondere Aufmerksamkeit gefordert? An wen richtet sich das Protokoll, wer sind die Adressaten?
• Fachwissen: Je nach Thema ist auch ein gewisses Maß an Fachwissen gefordert – es bringt nichts, wenn Sie als Protokollführer der Debatte nicht folgen und Beschlüsse nicht sinnvoll zusammenfassen können, weil Sie inhaltlich nicht verstehen, worum es geht. Wenn Sie als Teilnehmerin mitprotokollieren, werden Sie hier meist weniger Probleme haben als ein „hauptamtlicher“ Protokollant, der sich vorab in eine für ihn fremde Thematik einarbeiten und Fachbegriffe nachschlagen sollte. Je spezieller die Themen und der Teilnehmerkreis, desto mehr spricht das deswegen dafür, die Mitschrift von einem der Teilnehmer erstellen zu lassen.
• Fremdsprachenkenntnisse: Selbstverständlich muss ein Protokollant, der eine fremdsprachliche Sitzung mitschreiben soll, über sehr gute Kenntnisse dieser Sprache verfügen. Und er muss sie nicht nur perfekt sprechen und verstehen, sondern auch mitschreiben können und in der Lage sein, eindeutige Abkürzungen zu finden und anschließend wieder zu entschlüsseln.

Können

Und was muss ein Protokollführer können?

Benötigt werden vor allem Fähigkeiten und Fertigkeiten, die nicht fach-, sondern