2. Ergebnisse: Zielerreichung motiviert

„Es ist nicht gesagt, dass es besser wird, wenn es anders wird.
Wenn es aber besser werden soll, muss es anders werden!“

(Georg Christoph Lichtenberg)

Ein Meeting, das nur wenige oder diffuse Ergebnisse hervorbringt, wird von der Mehrzahl der Eingeladenen als Zeitdieb wahrgenommen. Und wie oft werden Entscheidungen vertagt, nicht getroffen oder, nachdem sie überstürzt getroffen wurden, im Nachgang gleich wieder infrage gestellt?

Unklare oder unzureichend verdeutlichte Ziele oder eine geringe Ergebnisorientierung in der Moderation sind häufig die Ursache für frustrierende Meeting-Erfahrungen. Zudem führen diffuse Gesprächsverläufe, die dem Zufall oder Meinungsführern überlassen werden, schnell zu einer Erlahmung der Gesprächsdynamik.

Verbindlich getroffene Entscheidungen hingegen oder Resultate, die einen unmittelbaren Wert für die Beteiligten haben, beflügeln und motivieren alle. Als Besprechungsleitung sollte deshalb für Sie die Klärung des Ziels zuvorderst im Fokus stehen.

Stellen Sie sich vorbereitend immer diese Frage: „Warum sollten die Teilnehmer meiner Einladung überhaupt folgen und bis zum Ende des Meetings mitmachen?“ Schaffen Sie es dann, gleich zu Beginn Ihrer Besprechung eine Antwort auf diese Frage zu liefern, verliert der Griff zum Laptop oder Smartphone für die Anwesenden seinen Reiz, denn nun wird etwas Relevantes passieren. Die volle Aufmerksamkeit ist auf Sie gerichtet und ist beim Thema der Besprechung.

Entscheidend ist also eine ergebnisorientierte Haltung, aus der sich folgende Qualitätsmerkmale für eine lebendige Meetingkultur ergeben:

• Die Ergebnisse werden von allen erarbeitet, damit sie in der Umsetzung auch von allen getragen werden. Sonst hat man ein schnelles Ergebnis erzielt, welches aber nicht umgesetzt wird.
• Die Ergebnisse spiegeln die Expertise aller Teilnehmer wieder.
• Die Ergebnisse werden transparent und nachvollziehbar produziert, damit bei der Ergebnisfindung nicht das Recht des Stärkeren gilt.

Eines sollten Sie außerdem berücksichtigen: Ein Meeting dient nicht allein der Präsentation von Ergebnissen und ist etwas anderes als ein Vortrag zu einem Fachthema. Zwar können diese FormenBestandteile eines Meetings sein, aber niemals seinKern. Wenn doch, ist eskein Meeting, sondern eine Informationsveranstaltung.

Auch um eine bereits getroffene Entscheidung im Nachgang zu legitimieren, ist kein Meeting erforderlich. Sie können dann besser eine Informationsveranstaltung durchführen oder einfach eine Mail mit dem Inhalt der entsprechenden Entscheidung an alle Beteiligten senden.

2.1 Bevor Sie loslegen: souverän kommunizieren

Es gibt ein Kommunikationsmodell, das Ihnen entscheidende Hinweise darüber liefert, wie sich Motivation und Beteiligung Ihrer eingeladenen Teilnehmer schnell steigern lassen. Es handelt sich um die von Eric Berne begründete Transaktionsanalyse (siehe Große Boes& Kaseric 2018). Das Modell erklärt